Excelの表を作るときの時間短縮になる4つのコツ

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仕事をしていると絶対に切り離すことが出来ないExcelでの表作成…


普段Excelを使用する作業に慣れていない人にとっては、表を作成するのに手間がかかるのに、さらに時間がかかってしまうことも多いのではないでしょうか?

 

Excelで表を作成するときは以下の4つを意識するだけで、作成する時間を短縮できます。

  • PCやExcelのショートカットはなるべく使えるようにする
  • 使用用途に合わせて作り方のバリエーションを前もって用意しておく
  • 表は上から下・左から右へ見ていくものである
  • 関数は最小限にとどめる(※こだわり過ぎない)

一つ一つ解説していきます!!

 

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PCやExcelのショートカットはなるべく使えるようにする

Excelに限らずですが、使用してるPCのショートカットExcelのショートカットは、なるべく使えるようにしておくと便利です。


ベテランの方は自分で「マクロ」を作成し、自分専用のショートカットを作成する人もいますが、今回は特に設定することなくすぐ使用することのできる、ショートカットを記述していきます。!!

 

PCの標準ショートカット

Ctr + C :コピー
Ctr + S :保存
win + R :ファイル名を指定して実行
Ctr + V :貼り付け
Ctr + N :新しいウィンドウを開く
Ctr + Z :戻る
Ctr + X :切り取りコピー
win + E :エクスプロラーを開く
Ctr + Shift + N :新規フォルダの作成
Ctr + Pageup :ページ移動
Ctr + PageDown :ページ移動

 

Excelの標準ショートカット

Ctr + Y :一つ前の動作を繰り返す
Ctr + F :検索
Ctr + D :一つ上のセルをコピー貼り付けする
Delert :削除
Ctr + B :セルの中のフォントを太文字にする
Ctr + 1("!"を兼ねているキー) :セルの書式設定
Ctr + "+" :今日の日付を挿入
Ctr + "*" :今の時間を挿入
Ctr + Shift + "+" :セルを増やす
Ctr + Shift + "-" :セルを削除する

 

他にもショートカットはありますが、以上のショートカットが日常的に使用できると作業効率が上がるため、覚えておいて損はありません。

 

ご参考にしてください!!

 

使用用途に合わせて作り方のバリエーションを前もって用意しておく

表を作成する時にレイアウトが決まってない状態から、作業を始めると時間がかかります。


そのため、あらかじめ自分自身で表のバリエーションをいくつか用意しておくと作業に取り掛かる時間が短縮できます。


この時のバリエーションは、「見るために使う表なのか」、表を用いて「作業を行うための使う表なのか」によって、作成するスタイルを分けることが重要です。

 

基本は、共通する条件ごとにグループ分けを行い、特殊な条件がある場合のみ、"備考"という欄を設けると見やすい表になりやすいです。

 

例えば、業務の進捗管理表を作成する場合このように作成します。(注意:あくまで参考程度の例です)

 

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このような表を作成しておくと、表を作成して全体の進捗管理を行うときに、個人レベルから複数の進捗管理まで可能なので、汎用的に使用でき便利です。

 

 

表は上から下・左から右へ見ていくものである

表を作成する時の基本は、上~下・左~右に視線が移ることを意識して作成することによって、見やすい表になりやすいです。

 

さらに、表の条件ごとのグループわけに関しても、大きな枠から順に小さな枠にするとさらに見やすい表になります。

 

次の(例)の表を見ると、「都道府県ごとの人口に関するグループ分け」をした表になっています。

 

表は左~右へ見ていくものであるため、

都道府県→総人口→世帯数→男性数→女性数→男女比」と順に枠を小さくすることにより、情報が入りやすくなっています。

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あっちこっちに情報がばらけている表は見ずらくなってしまうため、注意が必要です。

 

関数は最小限にとどめる(※こだわり過ぎない)

表を作成するうえで割と陥りがちなのが、関数を使用することにこだわり過ぎて、作成に時間がかかってしまうことです


確かに、使うと便利な関数はたくさんありますが、最低限の「計算の関数」が使用出来れば問題なく表は作成できます。


まずは、作成するコツを身に着け、そのあと一つ一つ使える関数を増やしていくことをおすすめします!!

 

最後に

以上が、「Excelの表を作るときの時間短縮になる4つのコツ」でした。

 

ご参考になりましたでしょうか?

 

今後、「見やすい表の作り方」や「使いやすい表の作り方」などもう少し掘り下げた業務に役立つ情報を展開していけたらと思います!!


ここまで読んでくださりありがとうございました!!

 

それでは次回までごきげんよう!!